DatCon | Das Hinweisgebersystem

DatCon | Das Hinweisgebersystem

Zitat von wikipedia.de

„Der Ausdruck Hinweisgebersystem bezeichnet ein System zum Gewinnen von Informationen, das Ermittler in Unternehmen und Verwaltungen einsetzen, um ihren Mitarbeitern und auch Personen des Umfeldes einen vertraulichen Kommunikationskanal zu eröffnen. Dieser kann von ihnen – das betrifft auch Whistleblower – zum Melden möglicher Straftaten und Ethikverstöße genutzt werden. Zu Hinweisgebersystemen zählen Telefonhotlines, Ombudsleute, web-basierte Systeme sowie kombinierte Mechanismen zur sicheren Kommunikation von Missständen und Unregelmäßigkeiten. Unterschiede liegen in der zeitlichen und örtlichen Erreichbarkeit der Kommunikationsplattform, in der sicheren Anonymitätswahrung des Whistleblowers und damit in der Hemmschwelle, in der Konzentration auf bestimmte Delikte, im Vermeiden von Denunziantentum und in der Dialogmöglichkeit, um einen Fall aufzuklären. Ziel dieser Systeme ist neben der frühzeitigen Aufdeckung vor allem die Prävention interner Missstände und Risiken.“

Was steckt dahinter?
Es soll Hinweisgebern einheitliche Schutzstandards bieten. Unternehmen mit mehr als 50 Beschäftigten sind dazu verpflichtet sichere Kanäle einzurichten, über die Hinweisgeber Verstöße melden können.

Welche Unternehmen sind hiervon betroffen?
In der Regel sind es Unternehmen mit mehr als 50 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern.

Warum sollten Unternehmen dieses Thema Ernst nehmen?
Ganz einfach, es drohem Bußgelder!
Neben einer europäischen Richtlinie gibt es seit Mai 2023 hierzu auch due deutsche Gesetzgebung.
Richtet ein Unternehmen eine interne Meldestelle nicht ein, obwohl die Anforderung besteht, ist der Ärger vorprogrammiert.

Handlungsbedarf?
Unternehmen haben die Verpflichtung eine interne Meldestelle einzurichten. Hierbei sind folgende Anforderungen zu beachten:

• Erreichbarkeit
• Art der Meldung (schriftlich, mündlich oder persönlich)
• Möglichkeit zur anonymen Meldung
• Vertraulichkeit der Meldestelle

Jede Meldung muss dokumentiert werden.
Fristen müssen beachtet werden. Nach spätestens 7 Tagen muss bspw. der Eingang der Meldung bestätigt werden.

Eine Meldestelle ist nicht gleich eine Meldestelle!

Natürlich kann man mal eben eine internen E-Mail-Adresse oder Telefonnummer für eine geplante anonyme Meldung einrichten. Aber Vorsicht! Sie können technisch nicht garantieren, dass bspw. Ihre IT Administration Einblick hat.
Gehen Sie auf Nummer sicher und lassen Sie sich durch externe Berater in dem Bereich unterstützen.
Die DatCon GmbH kann Sie und Ihr Unternehmen als interne Meldestelle unterstützen.

 Kann ein externer Datenschutzbeauftargter eine interne Meldestelle darstellen?
Grundsätzlich spricht nichts dagegen, wenn man die Bereiche klar trennt.
Auf jeden Fall steht ein Datenschutzbeauftragter für Vertraulichkeit und Unabhängigkeit.

Vorteile kurz zusammengefasst!

•  Verringerung von Risiken
• Erhöhung der Transparenz
• Einhaltung gesetzlicher Vorschriften
• Vertrauenssteigerung
• Steigerung der Qualität

Sprechen Sie uns gerne an, wir helfen Ihnen bei der Einrichtung eines Hinweisgebersystems.

Wir können ein solches Hinweisgebersystem zur Verfügung stellen.