Informationen
gem. Art. 12-19, 21 DSGVO
DatCon GmbH | Datenschutzrechtliche Informationspflicht gem. Art. 12-19, 21 DSGVO
Verantwortliche Stelle und Ansprechpartner für Datenschutz
Name und Kontaktdaten der verantwortliche Stelle: DatCon GmbH | Ingenieurbüro für Datenschutz & Unternehmensberatung, vertreten durch Herrn Andreas Sorge, Am Osterfeuer 26, 37176 Nörten-Hardenberg, Telefon: (05503) 915 96 48, Email: sorge@datcon.de
Verarbeitungsrahmen
Kategorien personenbezogener Daten, die verarbeitet werden
- Bewerber/Initiativbewerber: Stammdaten (z.B. Lebenslaufinhalte, Kontakt, Familienverhältnisse, Gesundheit, Kenntnisse, Fähigkeiten)
- Mitarbeiter: Stammdaten (z.B. Lebenslaufinhalte, Kontakt, Familienverhältnisse, Gesundheit, Kenntnisse, Fähigkeiten), Vertrags- und Abrechnungsdaten, Protokolldaten der IT-Systeme (z.B. Firewall, Serverprotokolle), personenbezogene Bild-/Videodaten auf Unternehmensdarstellungen
- Mandanten: Vertragsdaten, Stammdaten, Rechnungsdaten, Kommunikationsdaten, Dokumentationen und Inhalte im Rahmen der Mandantentätigkeit
- Interessenten: Kontaktdaten, übermittelte Inhaltsdaten
- Lieferanten: Vertragsdaten, Kontaktdaten, übermittelte Inhaltsdaten
- Videokonferenz- und Webinarteilnehmer: Kontaktdaten (Vorname, Name, Mailadresse), übermittelte Inhaltsdaten
Zwecke, für die die personenbezogenen Daten verarbeitet werden sollen
- Bewerber/Initiativbewerber: Prüfung der Bewerbung
- Mitarbeiter: Abwicklung aller notwendigen und erforderlichen Maßnahmen in einem Angestelltenverhältnis, Sicherstellung des möglichst störungsfreien Betriebes, Marketing (Bild-/Videodaten auf Website und/oder anderen Online-Plattformen, Mitarbeitermotivation bei Vorstellung neuer Mitarbeiter auf z.B. „schwarzem Brett“)
- Mandaten: Mandatserfüllung
- Interessenten: Informationsaustausch
- Lieferanten: Dienstleistungen, Bestellungen
- Videokonferenz- und Webinarteilnehmer: Vertragserfüllung, Informationsaustausch
Rechtsgrundlage der Verarbeitungen gem. Art. 6 Abs. 1 DSGVO
(Je nach Datenverarbeitung trifft nicht jede Rechtsgrundlage zu.)
- Bewerber/Initiativbewerber: Erfüllung eines Vertrags oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen, ggf. Einwilligung zur Verarbeitung
- Mitarbeiter: Erfüllung eines Vertrags oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen, ggf. Einwilligung zur Verarbeitung, Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung, Wahrung der berechtigten Interessen
- Mandanten: Erfüllung eines Vertrags oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen, Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung, Wahrung der berechtigten Interessen
- Interessenten: Erfüllung eines Vertrags oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen, Wahrung der berechtigten Interessen
- Lieferanten: Erfüllung eines Vertrags oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen, Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung
- Videokonferenz- und Webinarteilnehmer: Erfüllung eines Vertrags oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen, Einwilligung zur Verarbeitung
Dauer, für die die personenbezogenen Daten gespeichert werden oder, falls dies nicht möglich ist, die Kriterien für die Festlegung dieser Dauer
(Je nach Datenverarbeitung ist die Frist eine Andere.)
- Vertragsdauer
- gesetzliche Fristen
- Entzug der Einwilligung (sofern notwendig)
- Widerspruch zur Datenverarbeitung
- Dauer der Videokonferenz und des Webinars: Erfüllung eines Vertrags oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen, Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung
Es besteht keine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling gemäß Art. 22 Abs. 1 und 4 DS-GVO
Weitergabe und Auslandsbezug
Empfänger oder Kategorien von Empfängern der personenbezogenen Daten (je nach Zielgruppe)
- Steuerberater
- interne Nutzung (z.B. Backoffice, Personalbereich, IT)
- Behörden
- Banken
- Versicherungen
- bei Bilddaten (Provider, Marketingagentur, Fotograf)
- Subunternehmer und Kooperationspartner (sofern vertraglich geregelt bzw. geklärt)
- Provider
- Dienstleister (z.B. IT-Support)
Erhebungsquelle: direkt
Datenverarbeitung außerhalb der Europäischen Union
Eine Datenverarbeitung außerhalb der Europäischen Union (EU) erfolgt grundsätzlich nicht, da wir unseren primären Speicherort auf Rechenzentren in der Europäischen Union beschränkt haben. Wir können aber nicht ausschließen, dass das Routing von Daten von einigen Anwendungen über Internetserver erfolgt, die sich außerhalb der EU befinden. Dies kann insbesondere dann der Fall sein, wenn sich bspw. Teilnehmende an „Online-Meetings“ in einem Drittland aufhalten.
Auch existiert das Risiko, dass aufgrund der amerikanischen Rechtsprechung US-Behörden Ihre Daten zu Kontroll- bzw. Überwachungszwecken einsehen und verarbeiten. Dies erfolgt möglicherweise auch ohne weitere Rechtsbehelfsmöglichkeiten.
Bestandteil des Auftragsverarbeitungsvertrages mit Microsoft sind EU-Standardvertragsklauseln, welche gem. Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO geeignete Garantien zur Datenübermittlung in Drittländern darstellen.
Die Daten sind während des Transports über das Internet jedoch verschlüsselt und somit vor einem unbefugten Zugriff durch Dritte gesichert.
Teilnahme an einem Online-Meeting (z.B. MS-Teams)
Die Teilnahme an einem solchen Event ist freiwillig. Durch die Anmeldung wird der Datenverarbeitung (einschl. US-Datentransfer) zugestimmt. Jederzeit kann entschieden werden, ob man während der Veranstaltung von sich Bild und/oder Ton übertragen möchte. Sofern und soweit man sich aktiv dafür entscheiden, umfasst diese Zustimmung auch, dass ggf. besondere Kategorien personenbezogener Daten (z.B. Brillenträger, steife Gliedmaßen, Sprachfehler, Träger religiöser Symbole) mit übertragen und verarbeitet werden. Mit der Teilnahme wird dann auch in eine mögliche Aufzeichnung und ggf. Verbreitung der Veranstaltung zugestimmt. Beides wird selbstverständlich vorab kommuniziert.
Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung im Rahmen eines Online-Meetings:
- Soweit personenbezogene Daten von Beschäftigten des Unternehmens verarbeitet werden, ist § 26 BDSG die Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung.
- Sollten im Zusammenhang mit der Nutzung der Videokonferenzsoftware personenbezogene Daten nicht für die Begründung, Durchführung oder Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses erforderlich, gleichwohl aber elementarer Bestandteil bei der Nutzung von der Videokonferenzsoftware sein, so ist Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung. Unser Interesse besteht in diesen Fällen an der effektiven Durchführung von „Online-Meetings“.
- Im Übrigen ist die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung bei der Durchführung von „Online-Meetings“ Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO, soweit die Meetings im Rahmen von Vertragsbeziehungen durchgeführt werden.
- Sollte keine vertragliche Beziehung bestehen, ist die Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO. Auch hier besteht unser Interesse an der effektiven Durchführung von „Online-Meetings“.
Betroffenenrechte
- Sie haben das Recht gem. Art. 7 Abs. 3 DSGVO Ihre erteilte Einwilligung jederzeit gegenüber uns zu widerrufen. Die Folge ist, dass wir die Datenverarbeitung, die auf dieser Einwilligung beruhte, zukünftig nicht mehr fortführen dürfen;
- Sie haben das Recht gem. Art. 15 DSGVO Auskunft über Ihre von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten zu verlangen.
- Sie haben das Recht gem. Art. 16 DSGVO unverzüglich die Berichtigung unrichtiger oder Vervollständigung Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen;
- Sie haben das Recht gem. Art. 17 DSGVO die Löschung Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen, soweit keine anderen Gründe, wie z.B. Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen, dagegen sprechen.
- Sie haben das Recht gem. Art. 18 DSGVO die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen.
- Sofern Ihre personenbezogenen Daten auf Grundlage von Art. 6 Absatz 1 Buchstaben e oder f DSGVO verarbeitet werden, haben Sie das Recht, gem. Art. 21 DSGVO Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten einzulegen, soweit dafür Gründe vorliegen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben.
- Die verantwortliche Stelle teilt gem. Art. 19 DSGVO allen Empfängern, denen personenbezogenen Daten offengelegt wurden, jede Berichtigung oder Löschung der personenbezogenen Daten oder eine Einschränkung der Verarbeitung mit.
- Sie haben das Recht gem. Art. 20 DSGVO Ihre personenbezogenen Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesebaren Format zu erhalten oder die Übermittlung an einen anderen Verantwortlichen zu verlangen.
- Sie haben das Recht gem. Art. 22 nicht einer ausschließlich auf einer automatisierten Verarbeitung – einschließlich Profiling – beruhenden Entscheidung unterworfen zu werden, die ihr gegenüber rechtliche Wirkung entfaltet oder sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigt.
- Sie haben das Recht gem. Art. 77 DSGVO sich bei einer Aufsichtsbehörde zu beschweren.
https://www.bfdi.bund.de/DE/Infothek/Anschriften_Links/anschriften_links-node.html
HINGESCHAUT
Hier werden in regelmäßigen Abständen interessante und wichtige Informationen rund um die Themen Datenschutz und Datensicherheit online gestellt.
Auch, wenn Sie vermutlich regelmäßig mit einer Vielzahl von Informationen förmlich zugeschüttet werden, so möchte ich Ihnen dennoch ans Herz legen hier ein wenig zu schmökern.
Durch die Digitalisierung, die unser Leben immer mehr bestimmt, ist die Beachtung von Datenschutz und Datensicherheit sowohl für Unternehmen als auch für Privatpersonen eine absolute Notwendigkeit.
Viel Spaß beim Lesen wünscht Ihnen die DatCon GmbH.
Löschen, löschen, löschen! Muss das denn sein?
Hier ein klares Ja! Aber wieso muss eigentlich gelöscht werden? War es früher doch schöner, Speicherplatz war teuer. Man musste stetig auf genug freien Platz achten. Heute in der digitalen Welt ist der Kostenfaktor für Speicher schon fast lächerlich. Zudem ist aufgrund der Komplexität von Datenverarbeitungen das Löschen von Daten zu einer Herausforderung geworden. Und […]
Newsletter. Spannend. Wichtig. Aber auch mit Risiken verbunden!
Unter Werbung wird grundsätzlich jede Äußerung bei der Ausübung eines Handels, Gewerbes, Handwerks oder freien Berufs verstanden, die das Ziel hat, den Absatz von Waren bzw. der Bekanntmachung der von Dienstleistungen zu fördern. Grundsätzlich wichtig! Werbung gilt gemäß § 7 Abs. 1 UWG (Gesetzes gegen den unlauteren Wettbewerb) im Grundsatz als sogenannte unzumutbare Belästigung, wenn […]
EU-Standardvertragsklauseln – Was interessiert mich das?
Och, in vielen Fällen eine ganze Menge. Seit dem 27.12.2022 (!) müssen die neuen EU-Standardvertragsklauseln genutzt werden. Sind diese EU-Standardvertragsklauseln überhaupt nötig und wenn ja, für was oder wen? Für eine Verarbeitung personenbezogener Daten ausschließlich innerhalb der EU werden keine EUStandardvertragsklauseln, oder auch SCCs genannt, benötigt. Aber, wenn Sie nun Daten an Anbieter übermitteln, die […]
BEM – Welche Daten vom Betrieblichen Eingliederungsmanagement darf der Betriebsrat vor der Kündigung von Mitarbeitern erhalten?
Gem. § 102 Abs. 1 S. 1, 2 BetrVG muss der Arbeitgeber vor Ausspruch einer Kündigung den Betriebsrat anhören und ihm die wesentlichen Kündigungsgründe mitteilen, sofern ein solcher vorhanden ist. Insbesondere krankheitsbedingte Kündigungen sorgen in der Praxis aber regelmäßig für Diskussionen und Beschwerden. Hierbei ist immer eine Frage präsent: „Welche personenbezogenen Daten muss bzw. darf […]
Datenpanne – Schadenersatzansprüche!
Datenpannen kommen vor. Aber immer häufiger werden nun auch Schadenersatzansprüche von Betroffenen gestellt. Muss ein Unternehmen diese zahlen, wenn (vielleicht) bereits ein Bußgeld verhängt wurde? Noch gar nicht so lange her ist das Urteil vom LG München I, welches einem Betroffenen einen Schadensersatz i.H.v. 2.500,00 Euro zusprach. Aber der Reihenfolge nach … 1. Bei einer […]
Nutzung von Onlineschriften – Und noch immer Risiken für Bußgelder und Schadensersatz
Eigentlich sollte es mittlerweile bekannt sein. Onlineschriften sollten auf Website nicht mehr auftauchen, wenn diese OHNE Einwilligung genutzt werden. Noch besser und auch sicherer, sie liegen lokal auf dem Webserver. Das Thema „Nutzung von einwilligungspflichtigen Diensten ohne Einwilligung“ bezieht sich zwar nicht nur auf Onlineschriften, aber diese haben in den letzten Wochen dafür gesorgt, dass […]
WhatsApp – Nutzung im Unternehmen
WhatsApp ist nach wie vor einer der beliebtesten Messenger – auch im Unternehmensumfeld! Und da beginnt unser Problem. Mittlerweile sollten es alle Nutzer*innen wissen, dass WhatsApp zu der Facebook-/META-Gruppe gehört. Schon nur diese Tatsache legt die Karten auf den Tisch, dass das Thema „Datenschutz“ gut beleuchtet werden sollte. In einem Datenschutzbericht aus NRW wurde klar […]
On-Boarding – Off-Boarding – Mitarbeiter*innen kommen und gehen
Tag x – ein neuer Mitarbeiter hat seinen Arbeitstag in Ihrem Unternehmen. Der Onboarding-Prozess sollte schon längst laufen und nicht erst, wenn der Mitarbeiter klingelt. Die meisten Unternehmen haben diesen Prozess etabliert. Der Prozess, damit neue Mitarbeiter*innen „abgeholt“ werden. Es werden bspw. • Arbeitsplätze eingerichtet • Computer oder Software bestellt • E-Mail-Adressen eingerichtet • Erste […]
Windows 8 oder andere veraltete Software im Einsatz?
Sehen Sie sich hier? Haben Sie in Ihrem Unternehmen vielleicht auch noch ältere Software im Einsatz? Vielleicht wissen Sie es auch nicht (ok, sollten Sie natürlich als Geschäftsführung). Dann fragen Sie doch bitte einmal Ihre IT. In Ihrem eigenen Sinne ist es wirklich wichtig, da Sie das Ganze verantworten. Es läuft doch alles so gut. […]
Security-Awareness. Fluch? Segen? Auf jeden Fall notwendig!
Früher ohne Digitalisierung. War es eine bessere Zeit? Hier gibt es vermutlich keine pauschale Antwort. Die Digitalisierung hat vor- und Nachteile. Fakt ist, dass man es irgendwie schaffen muss die Informationssicherheit auf ein sehr hohes Niveau zu heben. Daher müssen Unternehmen den „Faktor“ Mensch ausreichend berücksichtigen. Um die IT-Sicherheit zu stärken, sollte über ein sogenanntes […]
Es bleibt spannend!